Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung von DockRay
Gültig ab dem Datum ihrer Veröffentlichung im Dienst.

1. Verantwortlicher und Kontakt

1.1. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Website, dem Dashboard und dem Dienst DockRay („Dienst“) ist Dock sp. z o.o. mit Sitz in Gdańsk, Wały Piastowskie 1, Raum 1508, 80-855 Gdańsk, Polen, eingetragen im Unternehmerregister des polnischen Landesgerichtsregisters unter der KRS-Nummer 0001105135, NIP (Steuernummer) 9571173402, REGON 524088178 („Verantwortlicher“, „Dock“ oder „wir“).

1.2. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns unter contact@dockray.io, hello@dock.codes oder postalisch unter unserer Geschäftsanschrift kontaktieren.

1.3. Der Verantwortliche hat Miron Miotek zum Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter m.miotk@dock.codes oder postalisch unter der Geschäftsanschrift des Verantwortlichen mit dem Vermerk „Datenschutzbeauftragter“.

2. Umfang und Rollen bei der Datenverarbeitung

2.1. Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die die DockRay-Website besuchen, ein Konto erstellen, das Dashboard nutzen, Bestellungen aufgeben, den Newsletter abonnieren, den KI-Assistenten Lighter verwenden, mit uns Kontakt aufnehmen oder Kunden und Lieferanten vertreten.

2.2. In Bezug auf Kontodaten, Dashboard-Nutzer, Abrechnungen, Kommunikation, die Sicherheit des Dienstes, den Newsletter, die Nutzung des KI-Assistenten und eigene Marketingmaßnahmen handelt Dock als Verantwortlicher und bestimmt selbst die Zwecke und Mittel der Verarbeitung.

2.3. Telemetriedaten, die von überwachten Anwendungen des Kunden übermittelt werden, insbesondere Fehlermeldungen, Informationen über HTTP-Transaktionen, IP-Adressen, Benutzerkennungen, URLs, Header und andere über eine Integration übermittelte Informationen, verarbeiten wir grundsätzlich als Auftragsverarbeiter auf Weisung des Kunden. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für diese Daten. Die Bedingungen der Auftragsverarbeitung sind in den Nutzungsbedingungen des Dienstes oder in einer gesonderten Vereinbarung mit dem Kunden festgelegt.

2.4. Der Kunde entscheidet, welche Daten aus seinen Systemen an DockRay übermittelt werden, und ist für die Rechtsgrundlage, die Informationspflichten und die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrationen verantwortlich. Personen, deren Daten aus einer überwachten Anwendung an DockRay übermittelt wurden, sollten ihre Anfragen zu diesen Daten zunächst an den Verantwortlichen der jeweiligen Anwendung richten. Wir unterstützen den Kunden bei der Bearbeitung solcher Anfragen gemäß der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

2.5. Wenn ein angemeldeter Nutzer mit dem KI-Assistenten Lighter interagiert, können ausgewählte Informationen über seine Projekte, Fehler und Einstellungen zur Erstellung einer Antwort verwendet werden. Wir beschränken diese Informationen auf das zur Beantwortung der Frage erforderliche Maß und berücksichtigen dabei die Berechtigungen des Nutzers.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto- und Nutzerdaten – Kontoname, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, bevorzugte Sprache, Rollen und Berechtigungen, Status der E-Mail-Verifizierung sowie Authentifizierungseinstellungen.
• Authentifizierungs- und Sicherheitsdaten – Passwort-Hash, verschlüsseltes TOTP-Geheimnis, Informationen über vertrauenswürdige Geräte oder IP-Adressen, Anmeldedaten, Verlauf wichtiger Vorgänge, IP-Adresse, Sitzungskennungen sowie Informationen über Browser und Gerät.
• Daten zur Anmeldung über Drittanbieter – Kontokennung beim gewählten Anbieter, E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Benutzername oder Avatar-URL, die von Google, Facebook oder GitHub bereitgestellt werden, wenn der Nutzer diese Anmeldemethode wählt.
• Unternehmens- und Abrechnungsdaten – Firmenname oder Unternehmensbezeichnung, NIP oder andere Steuernummer, Anschrift, Land, E-Mail-Adresse für Rechnungen, gewählter Tarif, Währung, Bestellhistorie, Zahlungen und ausgestellte Dokumente.
• Zahlungsdaten – Zahlungsmethode, Transaktionsstatus und Transaktionskennung. Vollständige Kartendaten werden direkt an den Zahlungsdienstleister übermittelt und nicht von DockRay gespeichert.
• Kontaktdaten – Angaben aus Kontaktformularen, Chats, E-Mails oder Supportanfragen, einschließlich des Inhalts der Korrespondenz und der zur Bearbeitung erforderlichen Informationen.
• Technische Daten des Dienstes – IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, angeforderte URL, verweisende Website, Antwortcode, Browser- und Betriebssystemtyp, Cookie-Kennungen, Diagnosedaten und sicherheitsrelevante Ereignisse.
• Telemetriedaten des Kunden – Informationen, deren Umfang von der Konfiguration der überwachten Anwendung abhängt und die Fehlermeldungen und Stacktraces, Anfrage- und Transaktionsdaten, Kennungen, IP-Adressen, URLs, Geräteinformationen, Umgebungsdetails und Softwareversionen umfassen können.
• Newsletter-Abonnementdaten – E-Mail-Adresse, bevorzugte Sprache, ausgewählte Technologien, Abonnementstatus, Anmeldebestätigung, Informationen über den Widerruf der Einwilligung und Zustellhistorie.
• Konversationsdaten des KI-Assistenten Lighter – Inhalt der aktuellen Frage, Kontext aus bis zu vier vorherigen Fragen, für die Erstellung einer Antwort erforderliche Informationen und bei angemeldeten Nutzern relevante Zusammenfassungen von Projekten, Fehlern und Einstellungen. Bei Nutzung der Sprachfunktion werden auch Audioaufnahmen und deren Transkriptionen verarbeitet.

Wir fordern nicht dazu auf, Passwörter, API-Schlüssel, Sitzungstoken, vollständige Zahlungskartendaten, besondere Kategorien personenbezogener Daten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten in Telemetriedaten oder Gesprächen mit dem KI-Assistenten zu übermitteln. Kunden sollten die von den Integrationen bereitgestellten Filter- und Anonymisierungsmechanismen verwenden.

4. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Pflicht zur Bereitstellung von Daten

• Erstellung und Verwaltung von Konten, Authentifizierung, Bereitstellung des Dienstes, Bearbeitung von Bestellungen und Support – Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei Personen, die einen Kunden vertreten, ist die Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden und der Kommunikation mit dessen Mitarbeitern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Abrechnung, Rechnungsstellung, Buchhaltung und steuerliche Pflichten – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie Vertragserfüllung.
• Schutz von Konten, Verhinderung von Missbrauch, Bearbeitung von Sicherheitsvorfällen, Führung von Protokollen und Änderungsverläufen – berechtigte Interessen des Verantwortlichen und der Kunden an der Gewährleistung von Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Kontinuität des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Beantwortung von Formularanfragen, Chatnachrichten und Korrespondenz – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, Vertragserfüllung oder unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen und Pflege von Geschäftsbeziehungen.
• Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen – berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Website-Analyse, Untersuchung der Benutzerfreundlichkeit und Messung der Wirksamkeit von Werbemaßnahmen – Einwilligung des Nutzers, sofern das verwendete Tool Informationen auf dem Endgerät speichert oder darauf zugreift (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und geltende Vorschriften des elektronischen Kommunikationsrechts).
• Versand des Newsletters zu Sicherheit und Monitoring – Einwilligung des Abonnenten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Aufbewahrung von Anmeldebestätigungen und Informationen über den Widerruf der Einwilligung – berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Dokumentation der Einwilligung, der Nachweispflicht und der Verhinderung weiterer Nachrichten an Personen, die sich abgemeldet haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Bearbeitung von Fragen an den KI-Assistenten Lighter – Vertragserfüllung bei Funktionen, die angemeldeten Nutzern im Rahmen des Dienstes zur Verfügung stehen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei nicht angemeldeten Personen ist die Rechtsgrundlage das berechtigte Interesse des Verantwortlichen, Unterstützung zum Dienst und seinen Funktionen bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unabhängig vom Newsletter können wir bestehenden Kunden Informationen über den Betrieb oder die Sicherheit des erworbenen Dienstes senden, sofern diese Informationen keine Werbung darstellen.

Die Bereitstellung als erforderlich gekennzeichneter Daten ist notwendig, um ein Konto zu erstellen, eine Bestellung zu bearbeiten oder eine Anfrage zu beantworten. Die Anmeldung zum Newsletter und die Nutzung des KI-Assistenten sind freiwillig. Werden die für eine bestimmte Funktion erforderlichen Daten nicht bereitgestellt, kann deren Nutzung unmöglich sein.

5. Datenquellen

Wir erhalten Daten direkt von den betroffenen Personen, von Kunden oder anderen Nutzern, die ein Team verwalten, aus überwachten Anwendungen über Integrationen, von den vom Nutzer gewählten Anbietern für die Anmeldung über Drittanbieter, von Zahlungsdienstleistern sowie automatisch von Geräten bei der Nutzung des Dienstes.

Informationen über Vertreter von Unternehmen können wir auch aus öffentlichen Registern und Unternehmenswebsites erhalten.

Beim Newsletter erfassen wir Daten während der Anmeldung und Bestätigung des Abonnements. Beim KI-Assistenten Lighter stammen die Daten aus der Konversation und bei angemeldeten Nutzern aus den Informationen, die innerhalb ihrer Konten und Projekte verfügbar sind.

6. Datenempfänger und Dienstleister

6.1. Personenbezogene Daten können ausschließlich im erforderlichen Umfang an folgende Empfänger weitergegeben werden:

• Anbieter von Hosting, Cloud-Infrastruktur, Datenbanken, Backups und Suchdiensten;
• Anbieter von E-Mail-Diensten, einschließlich des Newsletter-Versanddienstleisters, Kommunikationsdiensten und Supportsystemen;
• den KI-Dienstleister, der für den Betrieb des Assistenten Lighter eingesetzt wird, einschließlich der Verarbeitung von Fragen, Erstellung von Antworten und Transkription von Sprachnachrichten;
• den Zahlungsdienstleister Stripe sowie Banken und Zahlungsabwickler, wenn die entsprechende Zahlungsmethode gewählt wird;
• Google, Facebook oder GitHub als Anmeldeanbieter, wenn der Nutzer die jeweilige Anmeldemethode wählt;
• Google im Zusammenhang mit reCAPTCHA, Google Tag Manager oder darüber aktivierten Diensten, sofern diese aktiviert sind;
• Hotjar, sofern das Tool zur Verhaltensanalyse aktiviert ist;
• tawk.to, sofern der Nutzer den zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbaren Chat nutzt;
• Anbieter von Buchhaltungs-, Rechts-, Prüfungs-, Sicherheits- und Softwarewartungsdiensten;
• Behörden oder andere Stellen, wenn die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist.

6.2. Mitarbeiter und Auftragnehmer von Dock erhalten ausschließlich im Rahmen ihrer Aufgaben und zugewiesenen Berechtigungen Zugriff auf Daten und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

6.3. Newsletter- und KI-Dienstleister erhalten die zur Bereitstellung der jeweiligen Funktionen erforderlichen Daten und handeln in unserem Auftrag auf Grundlage geeigneter Vereinbarungen zur Datenverarbeitung.

6.4. Die aktuelle Konfiguration des Dienstes bestimmt, welche optionalen Tools aktiv sind. Die Nennung eines Anbieters in dieser Datenschutzerklärung bedeutet nicht, dass dessen Tool bei jedem Besuch aktiviert wird.

7. Übermittlung von Daten außerhalb des EWR

Einige Technologieanbieter, einschließlich E-Mail- und KI-Dienstleister, können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten, insbesondere in den Vereinigten Staaten.

In solchen Fällen stellen wir sicher, dass eine geeignete Rechtsgrundlage für die Übermittlung gemäß Kapitel V der DSGVO besteht. Dazu können ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, einschließlich des EU-US Data Privacy Framework für teilnehmende Organisationen, oder Standardvertragsklauseln zusammen mit einer Bewertung der Datenübermittlung und gegebenenfalls ergänzenden Schutzmaßnahmen gehören.

Informationen über Dienstleister, mögliche Datenübermittlungen außerhalb des EWR und die angewandten Schutzmaßnahmen können beim Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten angefordert werden.

8. Aufbewahrungsfristen

• Konto- und Nutzerdaten – für die Dauer des Vertrags und nach dessen Beendigung bis zum Ablauf der geltenden Verjährungsfristen oder bis zur Beilegung eines Rechtsstreits.
• Buchhaltungs- und Steuerdaten – für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum.
• Bestellungen, Zahlungsbestätigungen und Abrechnungsdokumente – für den Zeitraum, der zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Verteidigung gegen Ansprüche erforderlich ist.
• Korrespondenz und Supportanfragen – für die zur Bearbeitung erforderliche Zeit und anschließend bis zum Ablauf der damit verbundenen Verjährungsfristen. Anfragen, die nicht zu einem Vertrag führen, werden grundsätzlich nicht länger als drei Jahre aufbewahrt.
• Sicherheitsprotokolle und Änderungsverläufe – für einen durch Sicherheits-, Prüfungs- und Nachweispflichten gerechtfertigten Zeitraum, jedoch nicht länger als für diese Zwecke erforderlich.
• Auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitete Daten – bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis die Daten nicht mehr benötigt werden, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Aufbewahrung rechtfertigt.
• Unbestätigte Newsletter-Anmeldungen – sieben Tage ab Beginn des Anmeldevorgangs; anschließend werden sie gelöscht.
• Daten aktiver Newsletter-Abonnements – bis zur Abmeldung des Abonnenten oder bis zur Einstellung des Newsletters.
• Minimale Nachweise über Newsletter-Einwilligung und Abmeldung – bis zu zwölf Monate nach Ende des Abonnements, um weitere Nachrichten zu verhindern und den Widerruf der Einwilligung zu dokumentieren.
• Zustellhistorie des Newsletters – zwölf Monate.
• Inhalte von Gesprächen mit dem KI-Assistenten Lighter – 30 Minuten innerhalb der Konversationssitzung.
• An den KI-Assistenten übermittelte Sprachaufnahmen – maximal 30 Tage in einem privaten Datenspeicher. Das Löschen einer Frage oder der Beginn einer neuen Konversation führt zur früheren Löschung der zugehörigen Aufnahme.
• Rohdaten der Telemetrie – für die durch den Tarif des Kunden und die Projekteinstellungen festgelegte Aufbewahrungsdauer; anschließend werden sie automatisch gelöscht.
• Aggregierte technische Statistiken ohne personenbezogene Daten – können zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden.

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert. Sicherungskopien werden gemäß ihrem Rotationsplan überschrieben. Bis dahin bleiben sie isoliert und werden nicht für andere Zwecke verwendet.

9. Rechte betroffener Personen

Vorbehaltlich der in der DSGVO festgelegten Voraussetzungen haben betroffene Personen das Recht:

• Auskunft über ihre personenbezogenen Daten und eine Kopie davon zu erhalten;
• unrichtige Daten berichtigen oder unvollständige Daten vervollständigen zu lassen;
• die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen;
• die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen;
• Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeitet werden, zu erhalten und zu übertragen;
• aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung einzulegen sowie jederzeit der Verarbeitung für Direktwerbung zu widersprechen;
• ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Anfragen können an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten gerichtet werden. Wir können Informationen anfordern, die zur sicheren Überprüfung der Identität der anfragenden Person erforderlich sind.

Betrifft eine Anfrage Daten, die von einem Kunden als Verantwortlichem einer überwachten Anwendung an DockRay übermittelt wurden, leiten wir die Anfrage an den betreffenden Kunden weiter oder erläutern, wie dieser kontaktiert werden kann.

Betroffene Personen haben außerdem das Recht, eine Beschwerde beim Präsidenten der polnischen Datenschutzbehörde (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warschau, Polen, uodo.gov.pl, einzureichen.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen gegenüber Nutzern oder Newsletter-Abonnenten keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche Wirkungen entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Sicherheitsmechanismen können automatisch das Risiko einer Anfrage bewerten, die Anzahl von Versuchen begrenzen oder eine zusätzliche Authentifizierung verlangen.

Sofern reCAPTCHA aktiviert ist, bewertet es die Wahrscheinlichkeit, dass ein Formular automatisiert verwendet wird. Eine abgelehnte Formularübermittlung kann angefochten werden, indem Sie uns über einen anderen Kommunikationskanal kontaktieren.

Der KI-Assistent Lighter erstellt automatisch Antworten auf Fragen, trifft jedoch keine Entscheidungen mit rechtlichen oder ähnlich erheblichen Auswirkungen auf Nutzer.

11. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die den jeweiligen Risiken angemessen sind. Dazu gehören TLS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Zwei-Faktor-Authentifizierung, sicheres Hashing von Passwörtern, Verschlüsselung ausgewählter Geheimnisse, Trennung von Kundendaten, Protokollierung wichtiger Vorgänge, Backups, Updates und Infrastrukturüberwachung.

Der Zugriff auf Daten, die vom KI-Assistenten verwendet werden, ist entsprechend den Berechtigungen des Nutzers beschränkt. Sprachaufnahmen werden in einem privaten Datenspeicher gespeichert.

Allerdings kann keine Methode der Datenübertragung oder Speicherung absolute Sicherheit gewährleisten.

12. Cookies und ähnliche Technologien

12.1. Cookies sind kleine Informationen, die auf dem Gerät des Nutzers gespeichert werden. Der Dienst kann folgende Cookies verwenden:

• Notwendige Cookies – erforderlich zur Aufrechterhaltung von Sitzungen, zur Anmeldung, zum Schutz von Formularen und zum Speichern von Sicherheitseinstellungen, Sprache und Benutzeroberflächenpräferenzen. Ohne sie funktionieren bestimmte Teile des Dienstes möglicherweise nicht.
• Analyse- und funktionale Cookies – zur Messung des Datenverkehrs, Analyse der Benutzerfreundlichkeit, Speicherung zusätzlicher Präferenzen oder Unterstützung der Chatfunktion, sofern die entsprechenden Tools aktiviert sind.
• Marketing-Cookies – zur Messung von Kampagnen oder Personalisierung der Kommunikation, ausschließlich wenn solche Tools aktiviert werden.

12.2. Notwendige Cookies werden zur Bereitstellung des angeforderten Dienstes und zur Gewährleistung der Sicherheit verwendet. Andere Cookies und ähnliche Kennungen können nach Einholung einer Einwilligung eingesetzt werden, sofern dies gesetzlich erforderlich ist. Die Einwilligung kann ebenso einfach widerrufen werden, wie sie erteilt wurde. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung.

12.3. Cookies können Sitzungscookies sein, die beim Schließen des Browsers gelöscht werden, oder dauerhafte Cookies, die bis zum in ihren Einstellungen angegebenen Ablaufdatum oder bis zur manuellen Löschung gespeichert bleiben. Werden andere als notwendige Cookies aktiviert, wird eine detaillierte Liste der aktiven Cookies, Anbieter und Aufbewahrungsfristen über das Einwilligungsverwaltungstool bereitgestellt.

12.4. Nutzer können Cookies über ihre Browsereinstellungen löschen oder blockieren. Das Blockieren notwendiger Cookies kann die Anmeldung, das Absenden von Formularen oder die Nutzung des Dashboards verhindern.

13. Externe Dienste auf der Website

13.1. Registrierungs-, Kontakt- und Bestellformulare können durch Google reCAPTCHA geschützt werden. Bei Aktivierung erhält Google technische Daten, die zur Beurteilung erforderlich sind, ob ein Formular von einem Menschen verwendet wird, einschließlich der IP-Adresse sowie Informationen über Gerät und Verhalten auf der Website. Es gelten außerdem die Datenschutzbestimmungen von Google.

13.2. Die Website kann Google Tag Manager und darüber aktivierte Tools sowie Hotjar zur Analyse der Websitenutzung verwenden. Diese Tools sind optional, und ihre Aktivierung muss die Cookie-Einstellungen des Nutzers berücksichtigen.

13.3. Während der Supportzeiten kann ein tawk.to-Chat verfügbar sein. Das Chat-Skript wird nur geladen, wenn der Chat verfügbar ist. Außerhalb dieser Zeiten führt die Chat-Schaltfläche zu einem Kontaktformular. Beim Start eines Chats werden technische Daten und der Gesprächsinhalt an den Anbieter übermittelt.

13.4. Bei der Anmeldung über Google, Facebook oder GitHub wird der Nutzer zum gewählten Anbieter weitergeleitet. Der Anbieter erhält Informationen über den Anmeldeversuch, während Dock die auf dem Autorisierungsbildschirm angegebenen Daten erhält. Alternativ können Nutzer sich mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem Passwort anmelden.

13.5. Der Newsletter wird über einen E-Mail-Dienstleister versendet, der in unserem Auftrag handelt. Der Dienstleister erhält die zum Versand der Nachrichten und zur Verwaltung ihrer Zustellung erforderlichen Daten.

13.6. Der KI-Assistent Lighter nutzt einen externen KI-Dienst, der in unserem Auftrag handelt. Der Umfang der übermittelten Informationen und die Funktionsweise des Assistenten werden in Abschnitt 15 beschrieben.

14. Newsletter zu Sicherheit und Monitoring

14.1. DockRay bietet einen freiwilligen Newsletter zu Anwendungssicherheit, Software-Schwachstellen, Monitoring, Updates und Themen rund um die Wartung von IT-Systemen an.

14.2. Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten der Abonnenten ist Dock sp. z o.o., Wały Piastowskie 1, Raum 1508, 80-855 Gdańsk, Polen. Kontakt für Newsletter-Angelegenheiten: contact@dockray.io.

14.3. Im Zusammenhang mit dem Newsletter verarbeiten wir die E-Mail-Adresse, die bevorzugte Sprache, ausgewählte Technologien sowie Informationen über die Anmeldung und Bestätigung des Abonnements. Wir verwenden diese Daten, um Nachrichten zu versenden, die den ausgewählten Interessen des Abonnenten entsprechen.

14.4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Versand des Newsletters ist die Einwilligung des Abonnenten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das Abonnement ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Nutzung anderer DockRay-Funktionen.

14.5. Die Newsletter-Anmeldung erfordert eine Bestätigung der E-Mail-Adresse. Unbestätigte Anmeldungen werden nach sieben Tagen gelöscht. Daten aktiver Abonnements werden bis zur Abmeldung aufbewahrt.

14.6. Nach Beendigung eines Abonnements können wir einen minimalen Nachweis über die erteilte und widerrufene Einwilligung für bis zu zwölf Monate aufbewahren. Dies dient dazu, weitere Nachrichten zu verhindern und den Widerruf der Einwilligung zu dokumentieren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

14.7. Wir bewahren die Zustellhistorie des Newsletters zwölf Monate lang auf.

14.8. Die für die Zustellung des Newsletters erforderlichen Daten werden an einen in unserem Auftrag handelnden E-Mail-Dienstleister übermittelt. Informationen über Dienstleister und mögliche Übermittlungen personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums können beim Verantwortlichen angefordert werden.

14.9. Die Einwilligung zum Erhalt des Newsletters kann jederzeit über den Abmeldelink in jeder Nachricht widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.

14.10. Abonnenten haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit in gesetzlich vorgesehenen Fällen sowie Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung. Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der polnischen Datenschutzbehörde einzureichen.

14.11. Wir treffen gegenüber Abonnenten keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche Wirkungen entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

15. Gespräche mit dem KI-Assistenten Lighter

15.1. Lighter ist ein auf künstlicher Intelligenz basierender Assistent, der innerhalb des DockRay-Dienstes verfügbar ist. Er dient dazu, Fragen zur Funktionsweise des Dienstes, seiner Dokumentation und den im Nutzerkonto verfügbaren Informationen zu beantworten.

15.2. Zur Erstellung von Antworten ruft Lighter relevante Abschnitte der öffentlich verfügbaren DockRay-Anleitungen und Dokumentation ab. Bei angemeldeten Nutzern kann er außerdem Zusammenfassungen ihrer Projekte, gemeldeten Fehler und Einstellungen im Rahmen ihrer Berechtigungen verwenden.

15.3. Wir übermitteln den Inhalt der aktuellen Frage, den Kontext aus bis zu vier vorherigen Fragen sowie die zur Erstellung einer Antwort erforderlichen Informationen und Zusammenfassungen an den in unserem Auftrag handelnden KI-Dienstleister.

15.4. Gesprächsinhalte werden innerhalb der Sitzung 30 Minuten lang gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Sitzungsdaten gemäß unseren Aufbewahrungsregeln gelöscht.

15.5. Lighter ermöglicht es Nutzern auch, Fragen per Sprachnachricht zu stellen. In solchen Fällen wird die Aufnahme an denselben KI-Dienstleister übermittelt, um die Sprache in Text umzuwandeln. Die daraus entstehende Transkription wird anschließend zur Erstellung einer Antwort verwendet.

15.6. Sprachaufnahmen werden maximal 30 Tage in einem privaten Datenspeicher gespeichert. Das Löschen einer Frage oder der Beginn einer neuen Konversation führt zur früheren Löschung der zugehörigen Aufnahme.

15.7. Lighter dient ausschließlich als Informations- und Unterstützungstool. Er führt keine Vorgänge aus, die Daten, Konfigurationen oder Einstellungen im Konto oder in den Projekten des Nutzers verändern.

15.8. Die Antworten des Assistenten werden automatisch generiert und können Ungenauigkeiten oder Fehler enthalten. Wir empfehlen, Informationen, die sich auf Anwendungssicherheit, Systemkonfiguration oder wichtige Entscheidungen auswirken können, unabhängig zu überprüfen.

15.9. Nutzer sollten dem Assistenten keine Passwörter, API-Schlüssel, Zugriffstoken, Zahlungskartendaten, besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder andere vertrauliche Informationen übermitteln, die zur Beantwortung ihrer Fragen nicht erforderlich sind.

15.10. Die Nutzung des Assistenten ist freiwillig. Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Lighter können Nutzer den Verantwortlichen unter contact@dockray.io kontaktieren.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann insbesondere aufgrund von Änderungen geltender Gesetze, Funktionen des Dienstes, Dienstleister oder Datenverarbeitungspraktiken aktualisiert werden.

Die aktuelle Version wird im Dienst zusammen mit ihrem Gültigkeitsdatum veröffentlicht. Über wesentliche Änderungen können wir Kontoinhaber zusätzlich per E-Mail oder durch eine Benachrichtigung im Dashboard informieren.